La personne responsable de la coordination de production assure la saine gestion des aspects administratifs propre à la régie et, plus généralement, à la production dans son ensemble. Elle œuvre sous la supervision du directeur de production, ou le cas échéant, du producteur.

Le responsable de la coordination de production peut ainsi être appelée à effectuer, de façon non exclusive, les tâches suivantes :

• assister le directeur de production et le producteur dans leurs fonctions ;
• durant toutes les étapes de la production, gérer le courrier et faire la mise à jour de différents documents ;
• en pré-production et en tournage, recueillir les informations nécessaires à la production et veiller à les faire circuler entre le producteur et l’équipe de tournage ;
• si la structure et les besoins de la production le justifient, il planifie le travail de la secrétaire de production et de l’assistant coordonnateur de production.

De façon plus spécifique, la personne attitrée à la coordination de production peut effectuer, de façon non exclusive, les tâches ci-après durant les étapes suivantes de la production :

Certaines des tâches ci-haut mentionnées peuvent ne pas être effectuées par la personne responsable de la coordonation de production lors d’une production donnée alors que d’autres tâches peuvent s’ajouter.

• Présentation des conventions collectives UDA, ACTRA, AQTIS-514-IASTE et DGC
• Formation sur les logiciels de base : Word, Excel, Filemaker, Aperçu
• Gestion et classement des courriels
  • Mail ou autre, Croogloo, Dropbox
• Gestion des communications avec l’AQPM
• Installation, organisation et fermeture du bureau de production :
  • fournisseurs d’équipements informatiques, téléphones, mobilier, etc.
• Élaboration et utilisation des différents documents :
  • feuilles de service, rapport de production, etc.

• Compréhension approfondie des documents de la réalisation
• Gestion des contrats techniciens et comédiens :
  • création, suivi des signatures, envoi aux associations et syndicats appropriés
• Gestion de l’information à partager :
  • documents de la réalisation, mémos, liste d’équipe, liste des comédiens, feuilles de service, rapport de production
• Confirmation de rôles, liste d’allergies et certificats d’assurance
• Gestion de l’information à partager auprès des différentes associations et syndicats, compagnies externes et fournisseurs

• Coordination des tâches au sein de l’équipe :
  • assistante coordonnatrice, secrétaire de production, coordonnatrice aux voyages et chauffeur de bureau
• Coordination et fermeture des dossiers à la fin de la production
• Organisation des hébergements, voyages, mémo de voyage (ou travel memo)
• Immigration : permis de travail, export, carnet ATA
• Police assurance et examens médicaux
• Élaboration du générique
• Mise en situation finale