Coordination de production

La personne responsable de la coordination de production assure la saine gestion des aspects administratifs propre à la régie et, plus généralement, à la production dans son ensemble. Elle œuvre sous la supervision du directeur de production, ou le cas échéant, du producteur.

Le responsable de la coordination de production peut ainsi être appelée à effectuer, de façon non exclusive, les tâches suivantes :

  • assister le directeur de production et le producteur dans leurs fonctions ;
  • durant toutes les étapes de la production, gérer le courrier et faire la mise à jour de différents documents ;
  • en pré-production et en tournage, recueillir les informations nécessaires à la production et veiller à les faire circuler entre le producteur et l’équipe de tournage ;
  • si la structure et les besoins de la production le justifient, il planifie le travail de la secrétaire de production et de l’assistant coordonnateur de production.

De façon plus spécifique, la personne attitrée à la coordination de production peut effectuer, de façon non exclusive, les tâches ci-après durant les étapes suivantes de la production :

  • organiser et assister aux rencontres de pré-production;
  • participer à l’élaboration du calendrier de pré-production, production et wrap-finition, en collaboration avec le directeur de production ;
  • distribuer les calendriers aux membres de l’équipe ;
  • faire le calendrier des disponibilités des comédiens pour le temps de la production ;
  • en location, s’assurer de la présence de l’équipement de bureau et de communication et de la logistique du bureau ;
  • remplir les contrats des artistes-interprètes et des techniciens et les feuilles de temps afférentes ;
  • selon les demandes du directeur de production, pour les besoins supplémentaires, contacter des techniciens afin de retenir leurs services ;
  • gérer la petite caisse, s’il y a lieu ;
  • préparer certains éléments logistiques relatifs aux tournages extérieurs (transport, per diem, hébergement, restaurant) s’il y a lieu ;
  • distribuer les textes et les différents documents aux membres de l’équipe concernée ainsi qu’aux artistes-interprètes ;
  • préparer les convocations des techniciens et des artistes-interprètes et faire le suivi ;
  • faire les demandes de permis de tournage en location.
  • compléter les feuilles de services ;
  • faire le suivi de la signature des contrats et des feuilles de temps ;
  • constituer la personne ressource à appeler en cas de problème au niveau de la présence des techniciens et des artistes-interprètes et faire le lien avec les différents départements ;
  • faire les mises à jour et le formatage des différents documents incluant le calendrier de production ;
  • effectuer les démarches auprès des agences de casting selon les spécifications de la production ;
  • dans les cas de fiction, faire le tableau des garanties pour les artistes-interprètes afin de le présenter au producteur ;
  • compléter les génériques.
  • fermer les dossiers (bons de commande, factures, contrats avec les fournisseurs) ;
  • envoyer les feuilles de temps complétées aux diverses associations d’artistes ;
  • fermeture des bureaux de la production.

Certaines des tâches ci-haut mentionnées peuvent ne pas être effectuées par la personne responsable de la coordonation de production lors d’une production donnée alors que d’autres tâches peuvent s’ajouter.

*Veuillez noter que l’utilisation du genre masculin a été adopté afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

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Plan de cours

  • Très bonnes connaissances des conventions collectives-UDA-ACTRA-DGC
  • Formation sur les logiciels de base: Word, Excel, Filemaker, Aperçu
  • Gestion et classement des courriels dans Mail ou autre, Croogloo, Dropbox
  • Gestion des communications avec l’AQPM
  • Installation, organisation et fermeture du bureau de production (fournisseurs d’équipements informatiques, téléphones, mobilier, etc.)
  • Élaboration et utilisation des différents documents: feuilles de service, rapports de production, etc.
  • Compréhension des documents de la réalisation
  • Gestion des contrats techniciens et comédiens (création, suivi des signatures, envoie aux associations/syndicats appropriés)
  • Gestion des informations confidentielles, Gestion annexes making of, harcèlement
  • Gestion de l’information à partager (documents de la réalisation, mémos, liste d’équipe, liste des comédiens, feuilles de service, rapports de production)
  • Confirmation de rôles, liste d’allergies, certificats d’assurance
  • Gestion de l’information à partager auprès des différentes associations et syndicats, compagnies externes et fournisseurs
  • Coordination des tâches avec l’assistante coordonnatrice, secrétaire de production, coordonnatrice aux voyages et coursier de bureau
  • Coordination et fermeture des dossiers à la fin de la production
  • Organisation des hébergement, voyages, travel memo
  • Immigration – Permis de travail, export, carnet ATA
  • Examens médicaux pour fins d’assurance
  • Élaboration du générique

Cours de base général obligatoire

Voici le contenu du cours de base général obligatoire pour toutes les formations :

  • Conférence de type « Masterclass – Classe de maître » pour tous
  • Histoire du cinéma québécois
  • Cours de premiers soins
  • Travail en équipe / Interaction avec les autres départements / Hiérarchie
  • Notion des produits dangereux (SIMDUT)
  • Santé et sécurité au travail SST. Conseil en ergonomie/Contrôle thermique (froid et chaud). Zone de feux (feux, propane, gaz). Ligne de feux-corridor
  • Les responsabilités pénales et criminelles
  • Nouvelles mesures sanitaires (COVID). (SST)
  • Harcèlement physique et psychologique
  • Loi sur la conduite des véhicules lourds (loi 430)
  • Arrimage (général), code de la route SAAQ.
  • Politiques des Transports-Drogues, Alcool, contraventions, amendes. VTT-Voiturette golf
  • Sensibilisation auprès des résidents et les impondérables des lieux-Impact sur des lieux des tournages-milieu de vie
  • Compréhension des documents de réalisation et de production
  • Connaître la chaine de tous les départements associés à une production
  • Application des plateaux verts
  • Responsabilités des équipements
  • Très bonne connaissance de la convention syndicale AQTIS-514-IATSE
  • Initiation à la vie associative – AQTIS 514 IATSE
  • Qu’est-ce qu’un producteur? Rôle sur une production et interaction avec la technique
  • Relation du métier d’acteur avec les techniciens
  •  Finances personnelles